Наверно ни для кого не секрет, что в отелях можно не только оставаться на ночь, но и проводить мероприятия?
А то мы все пишем об этом... а вдруг -кому-то все ещё не понятно 😅
Да-да, в отеле можно провести любое частное событие: день рождения, свадьбу, юбилей; или деловое мероприятие: конференцию, переговоры, корпоратив, премию…
Как отель готовится к мероприятиям?
Есть отдельный огромный департамент, который занимается только этим: отдел мероприятий, банкетная служба, банкетная кухня, - три составляющих, работающие в связке, тесно зависящие друг от друга.
Мало просто согласовать дату и обозначить количество гостей, также нужно:
- заключить договор и скорректировать его с юристами под запрос заказчика,
- просчитать предварительную смету, заранее подумав обо всех деталях: еде, напитках, закусках, технике, оформлению зала (декор),
- провести оплату, проверить ее поступление,
- передать информацию в отдел закупок для заказа продуктов под конкретное событие (чтобы продукты заранее привезли в отель),
- передать информацию на кухню для формирования заготовок блюд и смен сотрудников,
- передать информацию в банкетную службу для организации необходимого количества персонала на монтаж, проведение и демонтаж мероприятия, а если их не хватает- заказать дополнительный персонал,
- банкетная служба также контролирует необходимое количество мебели, текстиля, посуды, приборов, бокалов и, главное (!), напитков под каждое событие,
- заранее продумать ввоз аппаратуры, алкоголя или декора, оформить вход на всех подрядчиков, проконтролировать моменты завоза и вывоза,
- проверить необходимое количество охранников в отеле для гарантии безопасности мероприятия (чтобы не зашли люди «с улицы»).
Ничего не напоминает?)
Очень похоже на процесс организации свадьбы у нас в агентстве! ☺️
Единственные отличие в том, что отель -это только площадка, которая «закрывает» огромный кусок проекта в рамка своего спектра услуг. Отель не сможет сделать вам программу всего дня, подобрать ведущего или фотографа, не будет координировать сборы невесты, своевременность трансфера или парить платье.
Полностью свадебный процесс вам поможет настроить только организатор ✨